Jak już powiedzieliśmy, system HACCP posiada do pewnego stopnia charakter biurokratyczny – wymaga profesjonalnego zarządzania, organizacji i prowadzenia dokumentacji. Poprawnemu funkcjonowaniu systemu HACCP sprzyja jego wdrażanie łącznie z systemem zarządzania jakością ISO 9001. System taki nazywamy wtedy zintegrowanym systemem jakości ISO 9001 i HACCP.

System ISO 9001 wdrażany jest w oparciu o polską normę PN-EN ISO 9001:2001 „System Zarządzania Jakością - Wymagania”. W przypadku wdrażania systemu zintegrowanego ISO 9001 i HACCP, korzystamy z polskiej normy PN-ISO 15161:2001 „Wytyczne stosowania ISO 9001:2000 w przemyśle żywnościowym i napojowym”.

W skrócie można powiedzieć, iż spełnienie wymagań ISO 9001 oznacza zaprojektowanie i wdrożenie systemu spełniającego następujące zasady:

• ustanowienie polityki jakości – najwyższe kierownictwo powinno ustanowić politykę jakości, jako ogół zamierzeń i ukierunkowanie organizacji,
• stawianie celów i ich realizacja – organizacja powinna planować swoją działalność z wyprzedzeniem, stawiać realne cele do realizacji, osiągać je i mierzyć stopień ich wykonania,
• koncentracja na kliencie - zrozumienie aktualnych i przyszłych potrzeb klienta. Wyjście naprzeciw jego wymaganiom oraz przewidywanie i wyprzedzenie oczekiwań, jakie klient może wyrazić
• przywództwo - powinno uwzględniać cele, kierunek działania oraz kreować wewnętrzne środowisko organizacji. Powinno sprzyjać pełnemu zaangażowaniu pracowników organizacji do osiągnięcia założonych celów
• zaangażowanie ludzi - uzyskanie całkowitego zaangażowania ludzi umożliwia pełne wykorzystanie ich zdolności z maksymalną korzyścią dla organizacji
• podejście procesowe - założony wynik osiąga się bardziej efektywnie, gdy zasoby i działania zarządzane są jako proces
• podejście systemowe do zarządzania - zidentyfikowanie systemu wzajemnie zależnych procesów, zrozumienie współzależności i umiejętne zarządzanie przyczynia się do zwiększenia skuteczności i efektywności działania organizacji
• ciągłe doskonalenie - stałym celem organizacji jest ciągłe doskonalenie
• opieranie się na faktach w podejmowaniu decyzji - Skuteczne decyzje opierają się na logicznej analizie posiadanych danych i informacji
• wzajemne korzystne powiązania dostawców - ustanowienie wzajemnie korzystnych powiązań między organizacją i jej dostawcami podnosi zdolność do generowania zysków

Korzyści z posiadania systemu zarządzania jakością ISO 9001
Z powodzeniem wdrożony i skuteczny system jakości stanowi przede wszystkim zabezpieczenie stałego doskonalenia wyników działania poprzez zapobieganie błędom. System powinien nie tylko reagować na błędy już popełnione, by zapobiec ich ponownemu wystąpieniu (działania korygujące), ale także aktywnie wyszukiwać obszary potencjalnego wystąpienia błędów i podejmować kroki niezbędne do zredukowania tego prawdopodobieństwa (działania zapobiegawcze).

Błędy to koszty, zarówno w postaci pogorszenia wyników, jak i czasu traconego na badanie i korygowanie zaistniałych sytuacji. Już tylko zmniejszając liczbę potencjalnych błędów organizacja obniża koszty i oszczędza, co powinna znaleźć odbicie w podwyższonej zyskowności przedsiębiorstwa.

Kierownictwo organizacji powinno bardzo wyraźnie widzieć tę korzyść wiążącą się z wdrożeniem formalnego systemu jakości. Powinno mieć świadomość, że posiadając system dysponuje formalną platformą umożliwiającą dalsze doskonalenie działań przedsiębiorstwa.

Jeden z zasadniczych celów ISO 9001 to „zwiększenie zadowolenia klienta”. Zapewnienie tego zadowolenia podnosi reputację organizacji w oczach jej klientów i może prowadzić do zwiększenia sprzedaży.

Oprócz oczywistych korzyści finansowych, o których była mowa przed chwilą, istnieją też korzyści o charakterze wewnętrznym.

Gdy pracownicy będą dobrze rozumieli swoją rolę w organizacji oraz to, czego się od nich oczekuje, powinno wzrosnąć ich poczucie pewności oraz świadomość.

W efekcie, powinno wzrosnąć zaufanie kierownictwa do działań pracowników, przekonanie, że działania są wykonywane w spójny, z góry ustalony sposób i wiadomym kosztem. W formalnym systemie jakości możliwość, by ludzie „robili swoje” nie dbając o konsekwencje związane z czasem i kosztami jest zdecydowanie ograniczona.

Określenie potrzeb szkoleniowych i odpowiednie przeszkolenie pracowników, by kompetentnie wykonywali swoją pracę zaowocuje posiadaniem lepiej przeszkolonego personelu; pracowników pewnych tego, jak powinni wykonywać swoje obowiązki.

Należy zachęcać pracowników do tego, by identyfikowali własne problemy i pomagali w ich rozwiązaniu. Takie otwarte podejście do problemów będzie prowadziło do wzrostu motywacji pracowników, którzy mniej będą się bali oskarżenia o błędy. Krótko mówiąc, należy poprawić komunikację wewnątrz przedsiębiorstwa, komunikację która odbywa się w dwóch kierunkach: w gorę i w dół struktur organizacji.

W wyniku wdrożenia systemu sformalizowanego kierownictwo, powinno mieć świadomość tego, co się dzieje na wszystkich poziomach organizacji, a pracownicy powinni być świadomi kierunku w jakim zmierza przedsiębiorstwo.

Wdrożenie zintegrowanego systemu jakości ISO 9001 i HACCP to optymalna propozycja dla hoteli. System zarządzania jakością obejmuje wtedy całe przedsiębiorstwo, natomiast system HACCP zostaje wdrożony w części gastronomicznej (restauracji). Wdrożenie systemu zintegrowanego ISO 9001 i HACCP możemy również polecać firmom cateringowym oraz renomowanym restauracjom.

W następnym dziale naszego serwisu przybliżymy Państwu problematykę certyfikacji systemów jakości ISO 9001 oraz HACCP.

Dziękując za poświęcony czas, proszę o kontakt ze mną, jeżeli zechcą Państwo uzyskać pogłębione informacje na omówione przeze mnie tematy.